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Compte prorata dans le BTP : définition et comptabilisation

Tout ce que vous devez savoir sur le compte prorata

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Il arrive souvent que plusieurs corps de métiers dans le domaine du BTP travaillent pour un même projet. Pour la bonne avancée du chantier, les entreprises de bâtiment se partagent certaines dépenses. Le plan comptable professionnel du bâtiment conseille alors d’effectuer la comptabilisation compte prorata du chantier afin de mieux gérer ces dépenses communes.

Mais qu’est-ce qu’est exactement un compte prorata ? Comment le gérer conformément à la comptabilité BTP ? Comment effectuer l’enregistrement comptable au compte prorata ? Comment assurer la tenue et la gestion d’une comptabilité d’entreprise bâtiment ? Focus.

Compte prorata : un compte spécifique à l’entreprise de bâtiment

La comptabilité d’une entreprise de bâtiment comporte des spécificités comptables, qui ne sont donc pas dans le plan comptable général. Le comptable du chantier doit maîtriser les écritures les concernant.

Comme l’enregistrement de la TVA travaux publics et l’écriture comptable retenue de garantie, le compte prorata doit aussi être enregistré par le comptable chantier conformément aux normes comptables, plus précisément aux préconisations de la comptabilité du batiment. Ces comptes spécifiques ne se trouvent que dans le plan comptable batiment.

Facture du compte prorata : définition

Quand plusieurs entreprises du bâtiment doivent assurer un même chantier, il est fréquent qu’elles aient à se partager des dépenses ne faisant pas partie du marché, mais qui sont pourtant nécessaires afin d’assurer le bon déroulement des travaux.

Le compte prorata est un compte particulier du plan comptable bâtiment qui permet de gérer et comptabiliser les frais communs aux entreprises qui travaillent sur le chantier. L’alimentation de ce compte se fait au prorata du temps que chaque société de bâtiment a passé sur le chantier. Le compte prorata peut intervenir aussi bien dans le cadre des marchés publics que celui des marchés privés.

Il se peut que les contrats de sous-traitance soient aussi concernés. Cela est possible en cas de marchés à lots séparés dans lequel chaque entrepreneur a la possibilité de faire participer son sous-traitant au compte prorata.

Mise en place du compte prorata

La mise en place du compte prorata est effectuée bien avant le commencement des travaux. Afin d’éviter les conflits entre les entreprises de BTP qui participent au chantier, une convention de compte prorata est organisée. Ce groupement d’entreprises a pour objectif d’organiser le compte prorata et de prévoir les solutions de répartitions des dépenses. Avant qu’il ne prenne effet, il est nécessaire de soumettre le projet de convention au maître d’ouvrage pour agrément.

En marché privé, le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) est constitué par la norme AFNOR. Il facilite la mise en place du compte prorata en proposant des dispositions sur les dépenses que peuvent se partager les entreprises de BTP sur un chantier. Mais pour que ce texte s’applique, le marché doit expressément en faire référence.

En marché public, aucune disposition relative au compte prorata n’est spécifiée dans le CCAG. Le plus souvent, la mise en place de ce compte se fait grâce à la convention des entreprises.

Les dépenses concernées par le compte prorata

Les dépenses communes aux entreprises du bâtiment intervenant sur le chantier sont imputées dès la remise des prix. Leur répartition, ainsi que les modalités pour les gérer et les régler sont également déterminées à l’avance. Les dépenses communes de consommation peuvent concerner :

  • La consommation d’électricité et d’eau ;
  • Le nettoyage des installations d’hygiène ;
  • Les frais de gardiennage ;
  • L’entretien du bureau de chantier.

Toutes dépenses qui sont désignées par la convention d’entreprises et par les documents contractuels sont également concernées. Les dépenses d’investissement et les fournitures devant être reçues par le maître d’ouvrage et qui n’ont pas été déterminés dans les documents du marché ne font pas partie des frais communs.

La gestion du compte prorata

Comment sont réparties les dépenses communes ? Qui doit les gérer ?

Le gestionnaire du compte prorata

Le compte prorata est le plus souvent géré par l’entreprise de gros œuvre. C’est le gestionnaire qui établit les factures compte prorata ou appels de fonds. Le plus souvent, les fonds qui correspondent aux dépenses communes sont aussi avancés par le gestionnaire, ce qui peut affecter sa trésorerie.

Les comptes sont vérifiés et approuvés par un comité de contrôle. En contrepartie des tâches effectuées par le gestionnaire, les rémunérations de ce dernier sont généralement fixées à 8 %, toutes taxes comprises, sur les charges comptabilisées au compte prorata.

Comptabilisation du compte prorata : répartition des dépenses pour chaque entreprise BTP

Les frais communs peuvent être répartis au forfait ou selon un décompte. La répartition selon un décompte est plus populaire. Le gestionnaire consigne les dépenses dans un tableau de suivi et les répartit entre chaque entreprise de BTP selon le montant de leur marché ou selon les modalités de répartition définies par le comité de contrôle.

En fin de chantier, le gestionnaire établit le décompte final et le porte à la connaissance de chaque entrepreneur. La retenue se fait ensuite au prorata du montant de la facture de chaque société.

Le fonctionnement au forfait est plus simple pour le gestionnaire. Les frais à porter au débit du compte prorata (au crédit du compte prorata pour les utilisateurs du compte) sont détaillés aux entreprises en début de chantier. Chaque entreprise du BTP verse immédiatement sa quote-part.

La clôture du compte prorata

Après la réception des travaux, le gestionnaire clôture le compte prorata et communique les charges à payer, hors-taxes, à chaque société de batiment. Les entreprises doivent faire part de leurs observations sous 15 jours. Le comité au contrôle vérifie ensuite, puis approuve le solde du compte prorata et sa répartition. Après l’approbation du compte, on peut procéder à l’émission de factures et d’avoirs pour chaque entreprise, en incluant la TVA BTP.

Compte prorata chantier : comptabilisation suivant le plan comptable BTP

Concernant la comptabilisation du compte prorata, les écritures comptables réalisées par le comptable BTP dépend du statut de l’entreprise : gestionnaire du compte prorata ou utilisateur. Chez le gestionnaire, les dépenses sont comptabilisées dans le compte des charges habituel. Et les appels de fonds sont enregistrés dans l’un des comptes de la classe des produits, par exemple, une subdivision du 704000.

L’utilisation d’un logiciel comptable est conseillée pour comptabiliser le compte prorata. Avec un bon logiciel, la saisie et le suivi des comptes de l’entreprise sont facilités. D’ailleurs, certains logiciels sont dotés d’un module spécial prorata avec des fonctionnalités de suivi.

Un expert-comptable BTP pour gérer la comptabilité de l’entreprise de bâtiment

La gestion du compte prorata doit se faire conformément à la comptabilité de l’entreprise de bâtiment. Elle peut être plus ou moins complexe en fonction du chantier. De plus, son traitement comptable prend un temps important au comptable BTP si son entreprise est le gestionnaire des dépenses communes.

En termes de comptabilité, outre l’utilisation d’un bon logiciel de comptabilité, le fait de faire appel à un expert-comptable est la meilleure solution pour bien gérer les comptes. Ce professionnel est le plus apte à enregistrer les écritures. Maîtrisant le PCG et la comptabilité BTP, il peut assurer, non seulement la comptabilisation compte prorata du chantier, mais également celle de tous les comptes de l’entreprise de BTP.

Il faut savoir que l’expert-comptable doit approuver les comptes annuels, comme le bilan et le compte de résultat, à chaque fin d’exercice comptable. Son intervention est aussi nécessaire avant chaque prise de décision importante concernant l’entreprise de BTP. Par ailleurs, l’expert-comptable peut également représenter la société auprès de l’administration fiscale.