Vos salariés peuvent être amenés dans le cadre de leur activité à réaliser des achats indispensables à cette dernière, ils sont alors considérés comme des frais professionnels.
Nous vous informons à ce sujet, ainsi que sur leurs modalités de remboursement.
Frais professionnels : définition
Les frais professionnels sont les sommes qui sont engagées par le salarié lors de l’exercice de son activité professionnelle. Il fait l’avance de ces dépenses, elles lui sont ensuite remboursées par l’entreprise.
Ce remboursement n’est pas imposable, ni soumis à cotisations sociales.
Ils ne sont pas considérés comme une partie du salaire comme c’est le cas pour les avantages en nature.
Les frais professionnels réels déductibles
Les frais professionnels concernent les dépenses indispensables nécessaires à l’accomplissement de l’activité du salarié. Voici quelques exemples de frais :
- kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à titre professionnel ;
- transport ;
- mobilité professionnelle : location provisoire, déménagement ;
- repas ;
- outils issus des nouvelles technologies ;
- télétravail, etc.
Le cas particulier des tests Covid : ils peuvent être remboursés sous certaines conditions comme par exemple lors d’un déplacement professionnel dans un pays qui exige la présentation d’un test virologique négatif.
Par contre l’obligation de présentation d’un pass sanitaire dans certains lieux n’est pas prise en compte dans la mesure où il existe « une alternative à la réalisation de ce test » : le schéma vaccinal complet.
Le test est alors considéré comme un avantage en nature.
Comment sont remboursés les frais professionnels ?
Le remboursement des frais professionnels se fait généralement par le biais d’une de ces deux solutions :
- sur la base des dépenses réelles : la présentation d’un justificatif est alors obligatoire ;
- dans le cadre d’une allocation forfaitaire.
Une troisième forme de remboursement spécifique à certaines professions est aussi possible, votre expert-comptable peut vous renseigner à ce sujet.
Dépenses réelles
Lorsque vos salariés engagent des dépenses utiles à l’exercice de leur activité, vous devez les leur rembourser sur présentation du justificatif d’achat : ticket de caisse, facture, note d’honoraire, etc.
Les frais engagés ne doivent pas être exagérés et les justificatifs doivent être précis de manière à démontrer qu’ils sont bel et bien engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Allocation forfaitaire
L’allocation forfaitaire se présente sous la forme de primes régulièrement versées aux salariés sans qu’ils n’aient à justifier les dépenses qu’ils ont engagées. On peut citer par exemple des primes de transport ou de repas.
Ces primes sont en principe inscrites dans le contrat de travail du salarié. Elles peuvent être inscrites dans une convention collective ou un accord d’entreprise. Lorsqu’elles sont en place depuis longtemps, elles sont considérées comme un usage. Et dans ce cas, si vous voulez le supprimer, vous devez le dénoncer via une procédure particulière.
Il existe toutefois des plafonds d’exonérations, au-delà desquels ces remboursements de frais sont assujettis à cotisations sociales ainsi qu’à la CSG et au CRDS. Notre cabinet d’expertise comptable 100 % à distance peut vous renseigner à ce sujet, faites-nous part des primes que vous souhaitez mettre en place, appelez-nous !
